No dobře, asi ne všichni, ale já to tak určitě míval (no, občas ještě mám). Možná za to může můj ADHD mozek, možná se jen cítím přetížený, když před sebou vidím desítky úkolů a nevím co dělat jako první, možná je to Maybelline. Tak jako tak, je to neefektivita, které je potřeba se zbavit.

Jak?

Neexistuje jeden perfektní návod. Ze své zkušenosti a všeho, co jsem přečetl ,to ale dokážu shrnout do tří hlavních bodů:

• Pochopení
• Systematizace
• Nevyhnutelný úklid

Co tím myslím?

Pochopení

Nevyhnutelné je pochopit přesně to, jak funguje právě váš mozek. Ne každý systém je pro každého. Někdo vám řekne “Eat the frog” (Sněz žábu - systém kdy ten největší a nejtěžší úkol dne uděláte jako první, aby vše ostatní byla procházka růžovým sadem), je to nejlepší, ale pro někoho s ADHD je to často nepřekonatelná překážka a neudělá celý den nic.

Jak teda pochopit co funguje?

Experimentovat.
Nikdy se nedozvíte, co je nejlepší pro vás, pokud se nepokusíte pochopit základy vašeho myšlení, jak se dostáváte do deep focus módu a kdy a jak se vám nejlépe odbavují malé úkoly. Aplikací, super sešitů, AI task managerů apod. je bambilion (taky se tam dostaneme), ale ty vás už sunou do jejich systému. Proč je ale těch aplikací tolik? Protože každý přemýšlí a funguje jinak.

Proto doporučuju začít s papírem a propiskou.

Je to nejjednodušší, nejlevnější a pochopíte, jaké informace u úkolů potřebujete, jak si je nejlépe řadíte za sebe, podle čeho si je seskupíte a jak s nimi pracujete, pokud je ten den nestihnete.

Další velká výhoda je - co píšete rukou se vám lépe zapíše do mozku a nechcete psát potřetí na list papíru “poslat mail Monice s podklady na kampaň”.

Systematizace

Když pochopíte, co vám na papíře funguje, je čas hledat ideální task manager - ten, který splní to, co vám dává ten papír.

Proč ale nezůstat u papíru? Protože úkoly jsou nedílnou součástí našeho života a je potřeba mít je po ruce, možnost si tam vždy doplnit informace a nebýt ve stresu, když si sešit necháte doma. Navíc, pro opravdové fungování s úkoly většina z nás vyžaduje hlubší systém než je jen pero a papír.

Jakou appku zvolit?

Jak jsem říkal, je jich bambilion. Důležité je, aby se vám s ní dobře pracovalo, líbila se vám a hlavně plnila váš systém.

Můj systém?

Já mám rád timeblocking, pomodoro a pohyblivé deadlines. Můj den je dost hektický a rychle se měnící, plný mnoha meetingů. Potřebuju si tedy vyhradit jasně dedikovaný čas na dané úkoly. Taky zastávám názor, že lepší je věc udělat dobře než rychle, tedy pohyblivé deadlines jsou základ. Chci také vidět, co mě brzy čeká, tedy den si dopředu rozplánovat, aby mi tam těch vidlí nepadalo tolik.

Akiflow je moje superstar

Pracuje dobře s kalendářem, můžu si tasky plánovat sám, nebo mi je rozplánuje jejich AI a tahá do sebe tasky ze všech systémů, které používám – tedy ClickUp, Notion, Reminders, Todoist, Superhuman.

Jednoduše naplánuju tasky a focus bloky, pustím pomodoro, vyskočí mi úkol, na kterém mám pracovat, a jedu. Úkol dodělám, odškrtnu a hned tam mám další, na kterém dělat. Nelíbí se mi? Kliknu na šipku a je tam další v pořadí.

Ještě jsem nenašel systém, který by mi vyhovoval víc než Akiflow. Má i své mouchy – třeba malý focus na věci, co jsou po deadlinu – ale na ty si hned nastavím automatizaci a každé ráno mi je vypíše a případně i naplánuje.

Ale pokud chcete něco jednoduššího, tak je toho mnoho. Nebojte se zkoušet.

Osobně mám rád Todoist, Things 3, ale i klasické Reminders jsou fajn. Hlavní je, že se s appkou sžijete a bude fungovat pro váš systém.

Nevyhnutelný úklid

Co to? Však mám systém, proč by měl být nějaký nevyhnutelný úklid.
HA, systém který má 100% uptime neexistuje. Přijde nemoc, nebo jiná věc, co vás rozhodí od práce a hned se to kupí. Jak teda z té kopy vylézt?

Když mám před sebou úkolů víc, než dokážu zvládnout, udělám si Eisenhowerovu matici. Zase - co to? Je to easy.

Eisenhowerova matice

Ano, jmenuje se podle prezidente. Ne, nevymyslel ji, ale popularizoval.

Mám 4 kvadranty.

• Vlevo jsou věci urgentní, vpravo neurgentní.
• Nahoře věci důležité, dole nedůležité.

Dle tohoto jednoduchého systému si do kvadrantů všechny úkolu napíšu.

• To co je urgentní i důležité seřadím a odbavím.
• Urgentní, ale nedůležité? Ideálně deleguju, nebo řeším systémem 80:20 - tedy malý effort, velký výsledek.
• Důležité, ale není urgentní? To je potřeba naplánovat.
• A není to ani urgentní ani důležité? Tak to není potřeba dělat.

Jedna krásná věc, co mi ukázala appka Superhuman (mailing client) při instalaci, bylo:
“Na maily starší 14 dní už nikdo odpověď neočekává. Pokud ano, připomene se. Můžu je archivovat?”
Lekl jsem se, ale dal jsem "Ano". Hádejte co? Nikdo se s těmi maily neozval. Pokud to není urgentní ani důležité - nedělejte to.

Nic netrvá věčně

Každý systém může selhat, to ale neznamená, že je to špatný systém. Pokud se najdete ve fázi úkolů nad hlavu, tak prostě udělejte úklid, zrevidujte systém, ale ne nutně celý měňte. Lepší je revize, upgrade a takto furt dokola.